Implementación de la gestión documental electrónica para la recuperación de e-archivos periodo 2002-2018, en la Universidad Nacional de Colombia –Sede Medellín

Abstract

La implementación del uso de documentos electrónicos tanto por norma estatal como por ejecución de la iniciativa nacional de Cero Papel, hace necesaria su aplicación en el entorno de los archivos de la Universidad Nacional de Colombia – Sede Medellín. Desde 1998 a nivel nacional se instituyó una regulación inicial de los mismos, por tanto, desde entonces y hasta la actualidad, se requiere realizar una recuperación del acervo documental de las oficinas, organizado hasta ahora como asuntos o con el nombre que le dio su creador, guiándonos con las Tablas de Retención Documental (TRD) existentes desde 2002. Para la creación de las series que correspondan a cada dependencia, nos articularemos con la OTIC (Oficina de Tecnologías de la Información y la Comunicación) haciendo uso del servidor de la Universidad a manera de tener un soporte seguro, aclarando que los archivos allí contenidos serán de la custodia de cada oficina cuando estén bajo el tiempo de gestión documental de la dependencia que corresponda y de la Oficina de Gestión Documental cuando estos archivos hayan sido objeto de transferencia documental. Por tanto, el presente trabajo final plantea una metodología para éste proceso, dentro del marco normativo vigente e inscrito dentro de los requerimientos propios de la Universidad.

Abstract: The implementation of the use of electronic documents both by state regulation and by execution of the national initiative of Cero Papel, makes its application necessary in the environment of the archives of the Universidad Nacional de Colombia –Sede Medellín. Since 1998 at the national level an initial regulation of them was instituted, therefore, since then and up to the present, it is necessary to make a recovery of the documentary collection of the offices, organized so far as matters or with the name given by its creator, guiding us with the Documentation Retention Tables (TRD) existing since 2002.For the creation of the series that correspond to each unit, we will articulate with the OTIC (Oficina de Tecnologías de la Información y la Comunicación) making use of the University server in order to have a secure support, clarifying that the files contained therein will be of the custody of each office when they are under the time of documentary management of the corresponding unit and of the Oficina de Gestión Documentalwhen these files have been object of documentary transfer. Therefore, the present final work proposes a methodology for this process, within the normative framework in force and registered within the University's own requirements