Desarrollo e implementación del sistema para la gestión de la información de los contratos entre ISAGEN y sus contratistas – Caso de estudio: Contrato de mantenimiento en el área de hidrología de la Central Miel I

Abstract

Este proyecto está enfocado en la identificación de una situación de mejora en el área de hidrología de la empresa ISAGEN, ya que, aunque esta cuenta con un sistema TI avanzado, las empresas proveedoras de los servicios de mantenimiento de las estaciones de hidrología, de sus Centrales Hidroeléctricas, que generalmente son pequeñas y medianas empresas, carecen de plataformas TI estructuradas dentro de sus sistemas de gestión. Lo anterior se evidencia en la recolección, manejo organización y reporte de la información, que se realiza utilizando procedimientos tradicionales, representados en informes físicos y digitales, que hacen dispendiosa la tarea de elaborar informes, hacer reportes y entregarlos a los superiores jerárquicos, para que estos a su vez dispongan de los elementos de juicio suficientes para la toma de decisiones, las cuales muchas veces son tardías por la misma dinámica del ejercicio. Como consecuencia se ve afectada la operación, el rendimiento y la productividad en la ejecución de las actividades asignadas a los operarios de campo, responsables de los procesos de mantenimiento. La situación descrita se pudo evidenciar durante la ejecución de actividades de reconocimiento en campo, en desarrollo del análisis de diagnóstico para identificar la situación real. La experiencia ha demostrado que las empresas sobreviven y crecen en la medida que brindan a sus usuarios, servicios y/o productos de calidad de manera ágil y oportuna, atendiendo no solo la satisfacción de sus necesidades sino también superando sus expectativas, lo cual conduce a la fidelización del cliente. Es así como a nivel empresarial, surge la necesidad de buscar alternativas que permitan crecer y mantenerse en el mercado, aprovechando los recursos necesarios para evitar el estancamiento o la desaparición, riesgo que para el caso que nos ocupa, están corriendo las pequeñas y medianas empresas proveedoras del mencionado servicio Es evidente que la obtención y uso adecuado de las TI de parte de las Instituciones y/o entidades públicas o privadas, permiten optimizar los recursos (tiempo, espacio y dinero entre otros) lo que facilita el desarrollo de procesos a nivel interno y externo y la satisfacción de las necesidades tanto para el proveedor del servicio como para el usuario, configurándose así un sistema holístico donde las fuerzas actúan sinérgicamente para el cumplimiento de la misión a nivel empresarial. Por lo anterior y en consideración a la situación descrita, respecto del servicio de mantenimiento de las estaciones de hidrología, en las Centrales Hidroeléctricas de ISAGEN, se hace perentoria la implementación de un sistema TI que facilite el desarrollo de los procesos, de manera que trabajando coordinadamente contratista y contratante, mejoren sus niveles de eficiencia y se eliminen de facto los inconvenientes que se generan por trabajar con instrumentos obsoletos, que se pueden obviar con el Desarrollo e implementación de un sistema informático para la gestión de la información de los contratos entre ISAGEN y sus contratistas, que consiste básicamente en una aplicación móvil y una plataforma web, mediante la utilización de las metodologías Mobile-D y Kanban, enfocadas al desarrollo de la aplicación móvil y la plataforma web respectivamente; para facilitar el acceso a una información útil, confiable y verificable, organizada cronológicamente, que permita hacer consultas rápidas, permanentes y pertinentes para la toma de decisiones de manera ágil y oportuna en el área de mantenimiento y hacer seguimiento a los procesos que se desarrollan en el cumplimiento de las actividades propias del contrato. (Texto tomado de la fuente)

The energy generating and trading company ISAGEN, created in 1995, has seven electric power generation plants, located in four departments of Colombia, with a total capacity of 3,032 megawatts that place it as the third-largest generator in the country, whose main source of generation is hydroelectricity, with an installed generation capacity of 2,732 megawatts. The remaining 300 megawatts are generated through thermo-electric plants. Among the activities that are developed in the electric power generation process, are those of hydrology, through which relevant information is collected on the water supply systems of the reservoirs, fundamental for making decisions regarding the generation and sale of energy. ISAGEN has an automated network of hydrometric and climatological stations that allow to collect information from its main basins and tributaries remotely, through a radio, cellular, and satellite communication system and to guarantee the maintainability and reliability of these systems, it has an external contract so that other companies carry out the preventive and corrective maintenance service of the equipment and telemetry systems that make up the automated network of its hydroelectric plants. The hydrology contracts, entered into in some cases with small and medium-sized companies in the regions where the hydroelectric plants are located, show that these companies do not have the best information systems, which is why they are forced to manage their processes through manual, physical or digital templates, but in isolation, in contrast to the Information Technology (IT) systems used by ISAGEN, such as ERP SAP and software tools for obtaining hydrological information (Loggernet, NOAA and Aquarius). Therefore, the implementation of Information Technology tools is proposed, which in the case would be a mobile application and a web platform, through the implementation of Mobile-D and Kanban methodologies, focused on the development of the mobile application and the platform. Web respectively, chosen for being practical and structured agile methodologies that allow supporting the realization of complex and innovative software engineering projects, which will allow accelerating the processes necessary to carry out maintenance reports and status of the stations, optimizing resources and obtaining more efficient results that contribute to generating agile and timely solutions in the development of activities related to the area of hydrology. The finally developed tool includes the respective manuals and technical documents that will facilitate the operation and management of the application and the platform.