La estructura organizacional y el análisis de la capacidad institucional: un referente en la Universidad de los Llanos

Abstract

La Universidad de los Llanos, como institución pública del orden nacional, está experimentado transformaciones importantes que son producto, principalmente, de los cambios producidos por el contexto y su alineación estratégica. Dentro de estos cambios se encuentran: las presiones financieras sobre la universidad, y la búsqueda de la reducción del déficit, las cuales han producido una creciente preocupación por la medida de la eficiencia con la que se desarrolla sus actividades en la estructura organizacional, para lo cual se requiere del estudio y análisis interno, que como resultado generara nuevas soluciones y permite una mayor transformación y consolidación de su misión. El estudio de una estructura organizacional, ya sea a partir del diseño, rediseño organizacional, nace en primera instancia de las teorías, enfoques, modelos, experiencias y estudios organizacionales. El estudio nos permitió realizar una revisión teórica y formular una propuesta general para el rediseño organizacional de instituciones tan complejas como las universidades, la idea nace de la articulación de cuatro dimensiones, categorías y subcategorías que rodean a una organización, tales como, el entorno general, entono específico, alienación estratégica y estructura organizacional, de esta forma se configura una organización ordenada, eficiente y comprometida con el cumplimiento de las estrategias y propósitos organizacionales. Basado en lo anterior, es importante analizar la capacidad de toda organización para configurar o agrupar todas sus partes como un sistema a partir de sus estrategias y objetivos organizacionales, mediante los mecanismos de coordinación, división del trabajo, los cuales son representados en la macroestructura y en la microestructura, reconociendo los procesos organizacionales que conllevan a la generación de un valor agregado, que parte de la competitividad. La articulación de las dimensiones de la estructura, alineación estratégica, el gobierno y su relación con el entorno, son la representación y el reflejo de la capacidad de la organización en definir y desarrollar sus principios y valores, gestión de la infraestructura física y tecnológica, talento humano, comunicación organizacional, procesos misionales, bienestar, políticas, proveedores, clientes y procesos integrales de gestión. La articulación entre la alineación estratégica y la estructura, representa la planeación estratégica, conformada por la misión, visión, objetivos estratégico, planes, programas, políticas, proyectos y procesos, los cuales integran la estructura interna de una organización. La articulación entre la alineación estratégica y el gobierno refleja ¿el que queremos ser?, ¿Quiénes somos?, ¿En qué creemos?, ¿Cómo se generan las relaciones de poder y participación de toda la comunidad organizacional? La articulación entre el gobierno y la estructura, crean todas las relaciones formales y de burocracia, las cuales cumplen con la autonomía, los niveles autoridad organizacional, toma de decisiones, niveles de centralización y empoderamiento organizacional. En relación con lo anterior, se logró articular una propuesta señalada por un modelo que plantea el rediseño organizacional como un instrumento de capacidad organizacional (CO), el cual nos permite diagnosticar y determinar el déficit de capacidad organizacional (DCO). El instrumento es conformado por la dimensión a evaluar, las categorías logrando una predicción a la variable general que se pretende evaluar según las subcategorías o variables específicas, justificación de la brecha o argumento que se está evaluando, su importancia y relevancia dado la afectación o vacío a esa categoría y subcategoría en la organización, calificación de la brecha como la calificación numérica que va desde 1 a 5, donde 1 es el menor grado de afectación y 5 es el mayor, como se señala en la columna cuatro. Por lo tanto, el déficit en forma clara, concisa y oportuna de la problemática identificada, es señalado por las evidencias, el tipo de afectación, si son variables internas o externas, y se vuelve a calificar con el fin de determinar el impacto bajo, medio o alto. Finalmente, los resultados permitirán a la alta dirección y la organización señalar los procesos de transformación o consolidación de la institución, en este caso la Universidad de los Llanos, la cual deberá reflexionar y establecer procesos de mejoramiento para el cumplimiento de su misión y visión (Texto tomado de la fuente)

The Universidad de los Llanos, as a national public institution, is experienced important changes which are the result, primarily, of the changes produced by the context and its strategic alignment. Among these changes are: the financial pressures on the University, and the search for reducing the deficit, those which have produced a growing concern about the measure of the efficiency with which develops its activities in the organizational structure, that requires internal study and analysis, it generates new solutions and allows a greater transformation and consolidation of its mission. The study of an organizational structure, whether it is from the design, organizational redesign, is born in the first instance from theories, approaches, models, experiences and organizational studies. This study allowed us to conduct a theoretical review and formulate a general proposal for the organizational redesign of institutions as complex as the universities, the idea was born of the articulation of four dimensions, categories and subcategories that surround an organization, such as, the overall environment, specific focusing, strategic alienation / alignment and organizational structure, thus it configures a ranked, efficient organization committed to the fulfillment of strategies and organizational purposes. Based on the above, it is important to analyze the capacity of any organization to set up or grouped all of its parts as a system based on their strategies and organizational objectives, through the mechanisms of coordination, division of work, which are represented in the macrostructure and microstructure, recognizing the organizational processes that lead to the generation of added value, as part of the competitiveness. The articulation of the structure dimensions, strategic alignment, the Government and its relationship with the environment, are the representation and reflection of the the Organization capacity in defining and developing its principles and values, management of physical and technological infrastructure, human resources and organizational communication, mission processes, welfare, policies, suppliers, customers and integrated management processes. The articulation between the strategic alignment and structure, represents the strategic planning, consisting of the mission, vision, strategic goals, plans, programs, policies, projects and processes, which make up the internal structure of an organization. The articulation between the strategic alignment and the Government reflects what we want to be?, about us, what we believe in?, how are generated power relationships and all organizational community involvement? The bond between the Government and the structure, creates all formal relations and bureaucracy, which comply with the autonomy, organizational authority levels, decision making, levels of centralization and organizational empowerment. In relation to the foregoing, it was articulate designated a model posed by the organizational redesign as an instrument of organizational capacity (CO), which allows us to diagnose and determine the organizational capacity (DCO) deficit. The instrument is comprised of the dimension to evaluate, the categories making a prediction variable overall which is intended to evaluate according to the subcategories or specific variables, justification of the gap or argument that is being evaluated, their importance and relevance given the involvement or empty that category and subcategory in the Organization, qualification of the gap as the numerical score ranging from 1 to 5, where 1 is the lowest degree of affectation and 5 is the largest, as indicated in column four. Therefore, the deficit in clear, concise and timely manner of the identified problems is designated by the evidence, the type of involvement, if they are internal or external variables, and turns to qualify in order to determine the low, medium or high impact. Finally, the results will allow senior management and the organization noted processes of transformation or consolidation of the institution, in this case the Universidad de Los Llanos, which should reflect and establish processes of improvement for its mission and vision fulfillment